Uzaktan Çalışan Ekipler Nasıl Yönetilmeli?

 

İş dünyası hızla değişiyor. Gerek kurumsal şirketler gerekse girişim şirketleri çalışanların taleplerine yanıt verebilmek, çalışan bağlılığını arttırabilmek ve yapılan işten verim almak için yeni yöntemler geliştirmeye çalışıyorlar. Söz konusu sürekli değişim sürecinde kendine yer bulan en önemli kavramlardan biri ise “uzaktan çalışma”. Belki birkaç yıl öncesine kadar ne işveren ne de çalışan tarafında düşünülmesi ihtimal dahilinde olmayan, ancak bugünlerde teknolojinin gelişme hızına paralel olarak iş dünyasına hızla entegre olan kavramlardan biri.

 

Uzaktan çalışma ile birkaç rakamla başlayalım. 2016 yılında Amerika’da 15.000 çalışan üzerinden yapılan bir anketin sonucunda, ankete katılanların %43’ü çalışma saatlerinin belirli bir bölümünü uzaktan çalışarak geçirdiklerini belirtti. Dolayısıyla trend günden güne yükseliyor, hatta konu hakkında yazılmış yüzlerce makale mevcut. Ancak uzaktan çalışma modelinin en doğru şekilde nasıl çalıştığını, hem işveren hem de çalışanlar için ortak bir paydada nasıl birleştiğini anlatan çalışmaların sayısı oldukça sınırlı. Bu makaleyi özellikle işin geleceği konusuna meraklı bireylere, uzaktan ekip yöneten liderlere ve kurumsal şirketlerin insan kaynakları (İK) departmanlarına yönelik olarak ve sayısal verilerle destekleyerek yazmayı amaçladım. Peki gerçekten uzaktan çalışma modelinin doğru çalışması için ne yapmak gerekiyor?

 

1. Görsel ipuçlarına güvenmeden somut hedefler belirlemek

1983 doğumluyum ve iş hayatıma 2008 yılında başladım. İş hayatım boyunca 6 farklı işyerinde çalıştım, bunların içinde hem Türkiye’nin en büyük kurumsal şirketleri hem de en önemli girişimleri vardı. Birçoğunda özellikle ekip üyelerinin masa başında ve bilgisayara bakarak durmalarının yöneticiler için ne kadar önemli bir performans metriği olduğuna birçok defa tanık oldum. Uzaktan çalışmanın ingilizce deyişle “disrupt” ettiği konuların başında yöneticilerin çalışanlara yönelik olarak üzerine çokça eğildiği “görsel ipuçları” geliyor.

​

MIT’den Dr. Peter Hirst, enstitü tarafından yayınlanan MIT 2012 Quality of Life araştırmasından esinlenerek, bir çalışanın esnek çalışmaya açık bir yöneticisi olması durumunda şirkette kalma eğiliminin de o kadar artacağını düşünerek pilot bir program başlattı. Dr.Hirst, ekibinde belirli bir zümre yerine herkese uzaktan çalışma imkanı verdi. Çalışmanın sonucunda,

• Çalışanların %90’ı bireysel ve aile hayatlarının iyileştiğini

• 85%’i stres seviyesinde azalma olduğunu

• 80%’i ise moral ve bağlılık seviyesinde artış olduğunu

• 93%’ü ise ekip içi işbirliğinin eskiye göre çok daha iyi olduğunu söyledi.

Ancak bu bulguların ötesinde programa katılan çalışanların yarısından fazlası 62%’si daha güvenilir ve saygın hissettiğini belirtti. Devamlı olarak göz ucuyla takip edilmeyen , S.M.A.R.T hedefler verilerek performansı ölçümlenen bireyler için ofisten bağımsız, göz ucuyla takip edilmeden çalışmanın herhangi bir önemi olmuyordu. Benzer şekilde siz de ekip üyelerinize somut hedefler vermeye özen gösterin.

 

2.Anlık mesajlaşma ve görüntülü konferans araçlarının kullanılması

Uzaktan çalışan ekiplerin belki de en temel araçlarından biri yukarıda bahsettiğimiz “ şirket içi anlık mesajlaşma” araçları. (Slack, Skype for Business gibi) Ekip üyeleri gün boyunca “ collaborative” bir şekilde çalışmak veya iletişimde kalmak için bu araçları kullanabilir. Öte yandan dünya ölçeğine yayılmış bir ekibiniz var ise sadece bu araçları yeterli görmemek yerinde olacaktır. Bunun yerine bir adım öteye geçerek video sohbet araçlarını kullanarak (appear.in gibi) tüm ekip üyelerine teker teker düzenli olarak ulaşabilir, her biri ile kişisel diyaloğunuzu güçlendirebilirsiniz.

 

Expertera’da sıkça kullandığımız araçlardan biri de appear.in

Benzer iletişimi ekip arasında da teşvik etmek faydalı olacaktır. Örneğin farklı zaman dilimlerinde çalışan bir ekibiniz var ise herkes için ortak bir saati tespit edip düzenli görüntülü toplantılar organize edebilirsiniz. Ancak bu şekilde ekip içinde güçlü ilişkiler kurmak mümkün olacaktır.

Özellikle görüntülü iletişimin önemini vurgularken, bilimsel rakamlara da değinmek istiyorum. Albert Mehrabian tarafından yapılan araştırma görsel iletişimin önemini bir kez daha ortaya koyuyor.

 

• Bireyler arası iletişiminin %55’i yüzdeki ifadeler ve beden dilinden,

• %38’i ses tonu ve sesteki alçalıp yükselmelerden,

• 7%’si ise kelimelerden oluşuyor.

 

3.Şeffaflığa dayalı bir şirket kültür oluşturun

Tüm ekibiniz için güncel durumların, işteki ilerleme ve çıktıların paylaşılabileceği şeffaf bir kültürü teşvik edin. Şeffaflık üzerine kurulu bir düzen tartışma ve işbirliğini cesaretlendirecek, ekip üyelerinin rolleri kapsamında mantıklı kararlar almalarını sağlayacaktır. Aynı zamanda uzaktan çalışanların izole olmamalarını da sağlayacaktır. Benzer şekilde siz de yönetici olarak ekibinizle şirketin genel durumunu , her çalışanın şirket stratejisi ve hedefine yönelik yaptığı veya yapacağı katkıyı paylaşın.

 

4. Uzaktan çalışacak yeni ekip üyelerine şirket hakkındaki bilgileri erkenden aktarın  

Şirketin misyonu, vizyonu, çalışma düzeni ve değerleri hakkındaki tüm bilgileri görüntülü bir toplantıda yeni ekip üyesi ile paylaşın, soruları var ise yanıtlayın. Aynı zamanda e-mail veya görüntülü arama yöntemi ile yeni ekip üyesini ekibin geriye kalanı ile tanıştırın.

 

5. Uzaktan çalışanlara değer verdiğinizi hissettirin

Ofisten çalışan ekip üyelerine sağlanan tüm imkanların uzaktan çalışanlara da sağlandığından emin olun. Gerekli ekipman ve teknik desteğin verilmesini sağlayın. Örneğin yönetici olarak ofisten çalışan ekip üyelerine bir hediye alacaksanız , aynı hediyeyi uzaktan çalışan ekip üyelerine de ulaştırmayı unutmayın. Bu tür ince jestler, uzaktan çalışanların değerli hissetmelerini sağlayacaktır. Belirli karar noktalarında ekip üyelerini fikir alışverişi yapmak için işin içine dahil etmeye çalışın. Şirketlerde kendisine danışılan, hatta bazı fikirleri için uygulama alanı bulan çalışanlar çok daha mutlu hissedecektir.

 

6. Yıllık bir defa tüm ekip bir araya gelin

Bu buluşmayı kurumsal şirketlerdeki yıllık strateji toplantısı gibi düşünebilirsiniz. Uzaktan ve ofisten çalışan tüm ekibin yılda bir defa bir araya geldiği, birbirini daha iyi tanıma fırsatı bulduğu ve gelecek yılın stratejilerinin belirleneceği bir buluşmaya dönüştürün. Bu tür buluşmalar ekip ruhunu bir adım öteye götürecek, aynı zamanda herkesin ortak hedefler doğrultusunda tekrar buluşmasını sağlayacaktır.

 

 

7. Hiyerarşiyi ortadan kaldırın

Yöneticilerin bir ekipten en büyük beklentisi yaratıcılık, problem çözme, yüksek motivasyon, hızlı ve verimli çalışma olarak sıralanabilir. En nihayetinde uzaktan veya ofisten çalışma farketmeksizin tüm çalışanlar, bir yapbozun parçalarını tamamlayarak nihai bir ürün veya amacı gerçekleştirmek için işbirliği yapıyorlar.

Birçok bilimsel araştırmaya göre, hiyerarşinin olmadığı ekiplerin motivasyonu geleneksel şekilde yönetilen ekiplere göre daha yüksek oluyor. Özellikle uzaktan çalışanlardaki izole olma içgüdüsü durumunu dikkate alacak olursak, hiyerarşinin olmaması veya en azından hissedilir bir şekilde yürürlükte olmaması önem kazanıyor. Bu durumda yöneticilerin çalışanlara yönelik atabileceği en önemli adımlardan biri, çalışanlara şeffaf bir şekilde bu ekip dağılımındaki rollerini ve ekibin ortak amacını sık sık hatırlatmak olacaktır.

Elbette bu 6 madde çok hızlı uygulanabilir gibi görünse de sadece ilk madde için dahi ciddi bir altyapı çalışması gerekebilir veya ekip üyelerinin bu ilkelere uyum sağlaması belirli bir zaman olabilir. Ancak örneğin farklı ülkelerden uzaktan çalışanlara sahip bir şirket için başarılı bir uygulamanın sonucu 24 saat çalışabilen, müşteri taleplerine yanıt verebilen bir ekip olabilir. Sizce de uzaktan çalışma işverenlere sağladığı bu benzersiz avantaj ile bile çok değerli değil mi?

​

​